【榜樣力量】張黛：一位印鑒管理員的工作背后
印章的使用與管理，關(guān)系著企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，容不得絲毫怠慢。尤其在簽訂合同或從事業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的過(guò)程中，印章具有法律效力和相應(yīng)的法律責(zé)任，一旦違反規(guī)定，將會(huì)給公司帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。
幾年前，一位民營(yíng)企業(yè)的印章管理員曾在網(wǎng)上公布過(guò)一組數(shù)字：400人左右的團(tuán)隊(duì)，企業(yè)印章59枚，平均每天每枚印章要用到5-10次，然而包括他在內(nèi)，這個(gè)企業(yè)只有2位印章管理員。
而對(duì)于中科這個(gè)擁有3000余人的民營(yíng)企業(yè)來(lái)說(shuō)，印鑒管理工作的繁瑣和壓力，更是需要有著非一般的抗壓能力。做好一件事不難，十年如一日做好一件事卻很難，但對(duì)今年剛好入職中科十年的張黛來(lái)說(shuō)，把一件事做到極致，是對(duì)企業(yè)、對(duì)自己最大的負(fù)責(zé)。
01
日復(fù)一日的重復(fù)工作
除了負(fù)責(zé)公司印章的保管、維護(hù)，配合各部門(mén)、各項(xiàng)目的資料、合同用??；公司銀行賬戶維護(hù)、開(kāi)銷戶工作等，還需要負(fù)責(zé)審閱用印文件的內(nèi)容，確保用印條件的合規(guī)性及審批程序的正確性和完整性。
“除了這些之外，用印資料及合同的登記存檔也非常重要?！睆堶煺f(shuō)，按照規(guī)定，自己每天需要對(duì)用印資料及合同進(jìn)行登記存檔。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候出現(xiàn)糾紛，第一時(shí)間都會(huì)找印鑒人員提取相關(guān)手續(xù)及蓋章資料，對(duì)解決糾紛提供資料支持。
不過(guò)最讓張黛緊張的，是那些需要帶章外出辦事的需求。有時(shí)候需要攜公章外出辦事，時(shí)間短點(diǎn)還好，時(shí)間一長(zhǎng)就特別擔(dān)心出事。
“章不離身，章在人在?！边@是公司的要求，也是張黛堅(jiān)守的原則。張黛說(shuō)，印章的使用與管理，關(guān)系著企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，容不得絲毫怠慢。尤其在簽訂合同或從事業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的過(guò)程中，印章具有法律效力和相應(yīng)的法律責(zé)任，一旦違反規(guī)定，將會(huì)給公司帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。
張黛在工作中
02
練就一雙“火眼金睛”
對(duì)于企業(yè)單位而言，印章是行使權(quán)力，進(jìn)行內(nèi)部管理和開(kāi)展外部工作的象征。因此，需要印鑒人員具有一定的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。張黛在長(zhǎng)期的工作中，練就了一雙“火眼金睛”。
2020年，在對(duì)貴州某項(xiàng)目一份塔吊資料蓋章時(shí)，張黛突然發(fā)現(xiàn)已蓋章資料里有兩枚字體、規(guī)格有差異的公章。雖然誤差很小，但張黛憑借對(duì)公司印章的熟悉，還是一眼就發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)比對(duì)，她發(fā)現(xiàn)其中一枚印章規(guī)格比集團(tuán)印模小了一圈，確認(rèn)是假章無(wú)疑，另一個(gè)印章無(wú)論是規(guī)格、字體，比例都非常相像，但張黛已經(jīng)心生懷疑，立即向內(nèi)控合規(guī)中心副主任張丹反映了情況。最終根據(jù)使用的印油不一致，發(fā)現(xiàn)該印章的防偽標(biāo)記和公司印章防偽標(biāo)記的小差異，確認(rèn)兩枚印章均為假章。
原來(lái)，塔吊公司為了方便，私自刻制了我司印章，蓋好后交給項(xiàng)目辦手續(xù)。由于發(fā)現(xiàn)及時(shí)，最終未給公司造成損失，該塔吊公司也受到了相應(yīng)的處罰。
類似的事件還有很多，2015年，某項(xiàng)目的下游總包單位為了方便竣工資料的辦理，私自套用彩打甲方公章，被張黛發(fā)現(xiàn)該套打印章是甲方曾經(jīng)使用的公章；2014年，某項(xiàng)目勞務(wù)班組為了方便私刻項(xiàng)目章，被張黛通過(guò)材質(zhì)、規(guī)則，且按照“專人保管印章”的原則識(shí)破……
“因?yàn)槎嗄甑挠¤b工作經(jīng)驗(yàn)，細(xì)心一點(diǎn)其實(shí)這些都不難識(shí)別。”在張黛輕描淡寫(xiě)的描述中，卻是她作為一個(gè)印鑒管理者的“工匠精神”。
張黛正在用印
03
堅(jiān)守原則 學(xué)會(huì)變通
印鑒人員需堅(jiān)持原則，也需要有較好的溝通協(xié)調(diào)能力。
工作中，張黛時(shí)常會(huì)遇到經(jīng)辦人附件未上傳，蓋章內(nèi)容與流程不一致，領(lǐng)導(dǎo)審核意見(jiàn)未按要求修改或者未按權(quán)責(zé)流程審批。按照公司規(guī)章制度，這些情況是不允許蓋章的。張黛通常會(huì)先與經(jīng)辦人溝通，并提出建議及解決方法，最后按要求修改后再用印；而遇到審批意見(jiàn)不明確或者意見(jiàn)不相同的情況，張黛會(huì)讓經(jīng)辦人再次與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，給出最終意見(jiàn)，最終完成用印。
“印章的唯一性讓自己在工作中會(huì)和其他部門(mén)、項(xiàng)目的安排起沖突。張黛說(shuō)，比如建設(shè)集團(tuán)的印鑒工作，全集團(tuán)60多個(gè)項(xiàng)目需要用印，還要配合融資，經(jīng)營(yíng)投標(biāo)，財(cái)務(wù)開(kāi)銷戶等等，時(shí)間根本安排不過(guò)來(lái)。
張黛與同事在交流
但是為了盡量不耽誤大家的工作，張黛盡可能的把每一項(xiàng)時(shí)間提前規(guī)劃好?！?+2，白+黑，不是在出差，就是在去出差的路上。”張黛說(shuō)，為了趕時(shí)間，也為了不耽誤其他的日常工作，機(jī)場(chǎng)、高鐵站、大馬路、出租車上等都是印鑒管理人員常用的辦公地。
“印鑒的工作無(wú)法做到人人滿意，因?yàn)榇蠹宜幍牧?chǎng)不同，但只要大家都以公司利益為重，保持相同的目標(biāo)，相信所有的事情都能得到最好的處理?！睆堶煺f(shuō)，自己只是中科印鑒管理團(tuán)隊(duì)的一個(gè)縮影，中科的印鑒管理人員分布在不同的地方，兢兢業(yè)業(yè)為中科把好印鑒這道大門(mén)。
公安備案號(hào) 50010802001210 